OFFICE MANAGER

À propos de HRF Partners

Cabinet de conseil de référence spécialisé en Ressources Humaines et Gestion Financière, HRF Partners accompagne les entreprises dans la structuration de leur organisation, l'amélioration de leurs performances et le développement de leur capital humain.

Missions principales

Sous la responsabilité du Directeur de Pôle, vous interviendrez sur des projets d'envergure auprès d'une clientèle diversifiée. Vos responsabilités incluent :

• MISSIONS · Assurer la gestion administrative et organisationnelle quotidienne de la structure ; · Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et agendas de la Direction ; · Assurer la gestion des courriers, documents, dossiers administratifs et archives ; · Gérer les achats courants, rechercher les fournisseurs, demander les devis et assurer le suivi des commandes ; · Assurer le suivi des livraisons et veiller à la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires aux activités ; · Tenir et suivre la caisse pour les dépenses courantes, effectuer les décaissements autorisés et conserver les justificatifs ; · Préparer les états de caisse et assurer le rapprochement des mouvements avec les justificatifs ; · Assurer le suivi des factures fournisseurs et transmettre les pièces nécessaires à la comptabilité ; · Appuyer les équipes dans leurs besoins administratifs et logistiques liés aux événements ; · Assurer la circulation des informations entre la Direction et les différents collaborateurs ; · Veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement des espaces et moyens de travail ; · Préparer les reportings administratifs et financiers courants à destination de la Direction.

Profil recherché

• Compétences techniques · Maîtrise de la gestion administrative et du secrétariat ; · Maîtrise des procédures d’achat et du suivi des fournisseurs ; · Bonne maîtrise de la gestion de caisse et du suivi des dépenses ; · Capacité à assurer le suivi des factures et pièces justificatives ; · Maîtrise des outils bureautiques et de gestion administrative ; · Capacité à organiser et suivre les dossiers, documents et archives ; · Bonne connaissance des outils de suivi budgétaire et de reporting. Compétences comportementales · Rigueur et sens de l’organisation ; · Discrétion et respect de la confidentialité ; · Réactivité et sens des priorités ; · Autonomie et esprit d’initiative ; · Fiabilité et sens des responsabilités ; · Bon relationnel et esprit d’équipe ; · Capacité à gérer les imprévus et les situations urgentes ; · Sens du service et disponibilité. Compétences transversales · Maîtrise de la communication professionnelle ; · Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ; · Gestion du temps et des priorités ; · Maîtrise des outils numériques et bureautiques ; · Capacité d’analyse et de synthèse ; · Aptitude à travailler en équipe et avec différents interlocuteurs ; · Capacité à résoudre les problèmes courants ; · Qualités rédactionnelles et capacité à assurer un reporting clair. PROFIL RECHERCHÉ · Expérience : Minimum 2 à 3 ans d’expérience en gestion administrative, office management, assistanat de direction ou coordination administrative, idéalement dans le secteur de l’événementiel ou des services. · Diplôme et formation : Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion, administration des entreprises ou domaine équivalent.